Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 (LDN 2020), quy định về nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu đã xóa bỏ. Đây là một trong các điểm mới so với Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Vậy dấu được làm tại cơ sở khắc dấu (con dấu vật lý) hay dấu dưới hình thức chữ ký số (chữ ký số) có giá trị pháp lý như thế nào, thực tiễn áp dụng ra sao? và các tổ chức kinh doanh nên chọn loại dấu nào thì tối ưu nhất? Sau đây, KAV Lawyers sẽ đưa ra một số ý kiến tư vấn pháp lý về vấn đề này để giúp người đọc nắm rõ hơn về giá trị và thực tiễn áp dụng của dấu được quy định trong LDN 2020.
Đầu tiên, về con dấu vật lý, có thể nói phương thức này quen thuộc hơn với các cá nhân, cơ quan, tổ chức, được xem là một biện pháp để bảo đảm văn bản đó do chính cơ quan, tổ chức đó phát hành. Tuy nhiên thiếu sót ở chỗ quy định cụ thể về quy cách đóng dấu trên văn bản cho các doanh nghiệp còn thiếu, mà các doanh nghiệp phải áp dụng các quy định về cách đóng dấu cho các cơ quan nhà nước như được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn. Đôi khi, trong quá trình làm việc liên quan tới các thủ tục hành chính nhà nước, một số chuyên viên tiếp nhận hồ sơ còn yêu cầu doanh nghiệp bổ sung lại văn bản do đóng dấu không trùng hết chữ ký hay thiếu dấu giáp lai,… việc này đôi khi gây cản trở, khó khăn cho doanh nghiệp trong những công việc liên quan đến thủ tục hành chính. Vì vậy, con dấu vật lý tuy là phương pháp quen thuộc và trông có vẻ an toàn hơn về hiệu lực pháp lý nhưng về thực tiễn áp dụng vẫn còn rườm rà và khá bất tiện.
Còn về chữ ký số, đây có thể được xem như là một nỗ lực của nhà nước trong việc đơn giản hóa thủ tục hành chính; giá trị hiêu lực của chữ ký số đã được quy định trước đó tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, cụ thể, khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP có quy định như sau: “Chữ ký số: là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.”. Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số: “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này;
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là một thiết bị có thể kết nối thông qua máy tính, thay thế cho chữ ký của người đại diện theo pháp luật và con dấu của doanh nghiệp do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Về mặt lý thuyết thì chữ ký số hay chữ ký của đại diện theo pháp luật và con dấu của doanh nghiệp sẽ có giá trị pháp lý ngang bằng nhau. Tuy nhiên, làm sao để có thể xác định một văn bản đã được ký chữ ký số theo đúng quy định, đặc biệt đối với các văn bản in ra bằng bản giấy, việc xác định liệu chữ ký trên đó có phải do chủ sở hữu thực sự đã ký hay do thao tác kỹ thuật cắt dán tạo thành là điều mà hiện tại rất khó phân biệt, đây cũng là một trong những bất cập trong thực tiễn áp dụng chữ ký số.
Tóm lại, hiện nay, doanh nghiệp vẫn cần phải sử dụng song song 2 loại dấu, một là con dấu vật lý, một là chữ ký số. Luật Doanh nghiệp 2020 nói riêng và pháp luật Việt Nam nói chung đang hướng đến lộ trình đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tuy nhiên, đó là một chặng đường dài, cần những sửa đổi, điều chỉnh không những về nội dung pháp luật mà còn đồng bộ với hệ thống cổng thông tin, tiếp nhận dữ liệu…
Trên đây là ý kiến pháp lý sơ bộ của KAV Lawyers về giá trị và thực tiễn áp dụng của Dấu được quy định trong Luật doanh nghiệp mới, KAV Lawyers rất vinh hạnh được trợ giúp các bạn. Nếu có thêm câu hỏi hoặc muốn tư vấn pháp luật thêm xin liên hệ KAV Lawyers. Trân Trọng!
*Lưu ý những thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo, để biết chính xác hơn về những thông tin chuyên môn, xin liên hệ với KAV Lawyers qua e-mail hoặc số điện thoại dưới đây:
E-mail: info@kavlawyers.com hoặc vu@kavlawyers.com
Số điện thoại: (+84) 28 6270 7075 hoặc (+84) 949 761 861
KAV Lawyers – Công ty luật uy tín, luôn sẵn sàng đồng hành cùng các bạn.