Luật Doanh Nghiệp 2020 có hiệu lực vào ngày 01/01/2021 được hướng dẫn bởi Nghị định số 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực vào ngày 04/01/2021 về đăng ký thành lập doanh nghiệp, trong đó có một số quy định mới như nội dung về đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Trong bài viết này, KAV Lawyers sẽ cung cấp thông tin về hướng dẫn đăng ký thành lập doanh nghiệp theo Luật doanh nghiệp và Nghị định hướng dẫn mới nhất và về đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp như thay đổi về địa điểm kinh doanh, về người đại diện theo pháp luật, tăng/giảm vốn điều lệ, về ngành nghề kinh doanh. Bài viết sẽ được chia làm hai phần để bạn đọc tiện theo dõi.
I. Trình tự, thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp
Cá nhân, tổ chức có nhu cầu thành lập công ty đều phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đưa cho người có thẩm quyền ký trước khi nộp cho Cơ quan có thẩm quyền. Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp mà bộ hồ sơ cần phải chuẩn bị ít hay nhiều, đơn giản hay phức tạp. Tuy nhiên, về cơ bản sẽ có những văn bản sau:
-Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
-Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
-Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông là tổ chức (lưu ý đối với thành viên, cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự);
-Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền;
-Văn bản ủy quyền (trường hợp cử người đại diện theo ủy quyền thực hiện giao dịch);
-Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với những doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu Tư 2020;
-Một số văn bản nội bộ của doanh nghiệp như:
+Điều lệ công ty;
+Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên; công ty hợp danh;
+Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần;
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký kinh doanh có thể gửi hồ sơ qua các hình thức sau:
-Đăng ký trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở kế hoạch và đầu tư, phòng đăng ký kinh doanh tại nơi Công ty đặt trụ sở);
-Đăng ký qua dịch vụ bưu chính;
-Đăng ký qua mạng thông tin điện tử (Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trang web: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx.).
Về nội dung đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, Luật Doanh Nghiệp 2020 quy định rằng “giá trị pháp lý của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử cũng có giá trị tương đương với hồ sơ đăng ký bằng bản giấy”. Như vậy, Luật Doanh Nghiệp 2020 đã thừa nhận tính pháp lý của hồ sơ đăng ký qua mạng thông tin điện tử, điều này giúp gỡ bỏ nút thắt về thủ tục hành chính cho doanh nghiệp, đẩy nhanh quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy hồ sơ qua mạng thông tin điện tử như thế nào là hợp lệ? Về vấn đề này, Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, hướng dẫn về đăng ký kinh doanh cũng có quy định rằng “Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ những giấy tờ và nội dung giấy tờ được kê khai đúng như văn bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử”. Văn bản điện tử được quy định cũng tại Nghị định này, là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác toàn vẹn nội dung của văn bản giấy, văn bản điện tử có thể định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf. Về chữ ký của người có thẩm quyền, Nghị định quy định rằng “Người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký có thể sử dụng chữ ký số hoặc ký trực tiếp lên văn bản giấy và sau đó quét (scan) văn bản giấy theo đúng định dạng của văn bản điện tử”.
Về kiểm tra, xác thực hồ sơ thì Nghị định số 01/2021/NĐ-CP quy định rằng “Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, hoặc người được người có thẩm quyền ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp”, so với Nghị định cũ hướng dẫn trước đó, tuy cũng có quy định về nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử, nhưng sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp còn phải đến Phòng đăng ký kinh doanh nộp thêm một bộ hồ sơ bằng văn bản giấy kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ được cấp trước đó để so sánh, đối chiếu với bản mà doanh nghiệp đã gửi qua mạng điện tử. Công đoạn xác thực này được cho là một bước rườm rà trong quy trình đăng ký, không tối ưu được mục đích của phương thức đăng ký qua mạng thông tin điện tử.
Về bổ sung thông tin đăng ký, theo Nghị định cũ quy định thời hạn để doanh nghiệp bổ sung hồ sơ khi nhận được thông báo bổ sung là 30 ngày, theo Nghị định hướng dẫn Luật Doanh Nghiệp mới thì thời hạn sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng thông tin điện tử là 60 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu không nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung của doanh nghiệp thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp đăng ký doanh nghiệp; trường hợp chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp.
Như vậy, với sự thay đổi của Luật Doanh Nghiệp 2020, được hướng dẫn bởi Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp đã có thể dễ dàng nộp hồ sơ qua mạng điện tử, giảm bớt thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian hơn cho doanh nghiệp.
Lưu ý:
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thì doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu đến cơ quan ĐKKD, thêm vào đó, Luật doanh nghiệp 2020 có quy định về Dấu của doanh nghiệp còn có thể là dấu dưới hình thức chữ ký số, doanh nghiệp có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và chữ ký số. Về vấn đề xoay quanh chữ ký số KAV Lawyers cũng có đề cập ở bài viết trước, nếu quý doanh nghiệp quan tâm có thể tìm đọc tại www.kavlawyers.com.
Mọi thắc mắc về trình tự và thủ tục thành lập doanh nghiệp, các bạn có thể gửi thông tin về địa chỉ liên lạc sau:
Emai: info@kavlawyers.com hoặc vu@kavlawyers.com
Số điện thoại: (+84) 28 6270 7075 hoặc (+84) 949 761 861
KAV Lawyers – Công ty luật uy tín, rất hân hạnh được phục vụ bạn.